経理業務において、伝票など保存が義務付けられている書類は膨大にあります。保管場所や管理方法について、悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そんな方におすすめなのが、伝票をはじめとした経理書類のペーパーレス化です。

2019年以降、電子化やキャッシュレスの動きはどんどん進んでいますが、
それは経理書類も同様で、これからもこの流れは変わらないでしょう。
1998年に制定された電子帳票保存法の緩和が進んでいることもあって、
経理書類のペーパーレス化に着手する企業も年々増加しています。

そこで今回は、伝票をペーパーレス化することのメリット・デメリット、
についてご紹介したいと思います。

ペーパーレス化のメリット

1．書類の保管スペースが不要
例えば賃貸でオフィスを構えている場合には、書類の保管スペースが不要になれば、その分賃貸料を抑えてオフィスを構えることも出来るようになります。
また、紙で管理している場合には、古い書類ほど奥まった場所へ保管されていることが多く、処分時期が来ても適正に処分されていないことがほとんどです。
ペーパーレス化することで、その保管スペースを他の用途で使用出来ます。

2．検索が容易になる
書類を電子化しておけば、紙媒体の時よりも検索速度が格段にアップします。
データを保存する際にフォルダで細かく分けたり、ファイル名をつけるルールを統一しておけば、目的のファイルをスムーズに探すことが出来ます。

3．人件費が削減出来る
ペーパーレス化によって原本を破棄出来る資料が増えて、過去の書類を管理する手間が省け、書類の検索にかかる時間も短くなることで、結果的にトータルの稼働時間が削減出来ます。
書類を探すために残業をしている社員がいる場合には、大幅な人件費のカットに繋がります。

ペーパーレス化のデメリット

1．スタッフ全員への指導が必要
デメリットとして最も大きいのが、スタッフへの指導を必要とする点です。
特に、従来の方法に長年親しんでいる社員がいる場合には、方法を変えること自体に不満が出るケースも多く見られます。
また、年配の社員の場合には導入したシステムに慣れるまで時間がかかってしまう場合もあります。
そういった社員がいる際には、フローを簡略化したり、操作を出来るだけ簡単にする必要があります。